Kulisy KFS: Rozmowa z przedstawicielem MUP Lublin – Wskazówki dla Wnioskodawców

W ramach cyklu „Kulisy KFS” rozmawiamy z pracownikami Powiatowych Urzędów Pracy, by odpowiedzieć na kluczowe pytania dotyczące aplikacji o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Tym razem uzyskaliśmy odpowiedź od pracownika MUP Lublin, który dzieli się praktycznymi poradami i rozwiewa wątpliwości dotyczące procesu wnioskowania o dofinansowanie w ramach KFS 2025.

1. Jakie założenia na 2025 rok chcą Państwo zrealizować dzięki programowi KFS?

Kierunki i założenia działań finansowanych ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego opisane są w dokumencie Kierunkowe wytyczne dla urzędów pracy opracowywanym na dany rok przez ministerstwo właściwe ds. pracy.

Realizacja działań w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego ma na celu zapobieganie utracie zatrudnienia pracowników z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Z tego powodu co roku zakładamy, aby w ramach otrzymanego limitu środków KFS kwalifikacje podniosło bądź uzupełniło jak najwięcej pracowników i pracodawców.

2. Jakie najczęstsze błędy w uzupełnianiu wniosków zauważyli Państwo podczas poprzednich edycji?

Najczęstsze błędy jakie popełniają pracodawcy to przede wszystkich brak wymaganych załączników, pomijanie niektórych części wniosku oraz nieprecyzyjne uzasadnienie konieczności objęcia wsparciem finansowanym z KFS pracowników bądź pracodawców.

Natomiast w kontekście pomocy de minimis, którą stanowią środki KFS – niewłaściwe określanie wielkości przedsiębiorstwa.

3. Kiedy planują Państwo ogłosić pierwszy nabór w 2025 roku?

Nabór wniosków KFS jest ogłaszany zgodnie z §2 ust. 1 Rozporządzenia MPiPS z dnia 14 maja 20214r. w sprawie przyznawania środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego tj. niezwłocznie po uzyskaniu od marszałka województwa informacji o limicie środków KFS oraz zatwierdzeniu planu wydatków na dany rok.

Z uwagi na powyższe MUP w Lublinie nie jest w stanie stwierdzić kiedy zostanie ogłoszony pierwszy nabór wniosków w 2025 roku.

4. Jaka jest średnia liczba wniosków składanych podczas jednego naboru?

W 2024r. MUP w Lublinie przeprowadził dwa nabory wniosków w ramach limitu oraz rezerwy KFS. W ramach limitu wypłynęły 184 wnioski, w ramach rezerwy 26 wniosków

Natomiast 2023 roku w czterech naborach wpłynęło (kolejno 150, 45, 82, 23 wnioski) łącznie 300 wniosków.

5. Co doradziliby Państwo firmom chcącym skorzystać z KFS?

Przed złożeniem wniosku KFS pracodawca powinien zapoznać się z Ogłoszeniem o naborze wniosków oraz Regulaminem finansowania kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Natomiast przed złożeniem wniosku KFS należy zweryfikować czy wniosek jest kompletnie uzupełniony wraz z wymaganymi załącznikami.

6. Czy obowiązują ograniczenia dotyczące liczby szkoleń w jednym wniosku?

MUP w Lublinie nie stosuje ograniczeń dotyczących liczby szkoleń, o które pracodawca może ubiegać się w ramach jednego wniosku.

7. Jak długo trwa rozpatrywanie wniosku?

Termin rozpatrzenia wniosku uzależniony jest od daty jego wpływu do MUP, liczby złożonych wniosków oraz konieczności złożenia ewentualnych wyjaśnień lub uzupełnień do wniosku. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrywania wniosku może zostać przedłużony do 3 miesięcy od dnia jego wpływu do MUP w Lublinie.

8. Czy kolejność składania wniosku ma wpływ na jego rozpatrzenie?

Wnioski analizowane są na bieżąco według kolejności wpływu. Data złożenia wniosku nie wpływa na sposób jego rozpatrzenia, o tym decydują elementy wskazane w odpowiedzi w pkt. 15

9. Jaka jest średnia wartość dofinansowania na jeden wniosek?

Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz rozporządzenie MPiPS w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego nie określa średniej wartości dofinansowania na jeden wniosek.

W celach statystycznych, uwzględniając umowy KFS zawarte w 2024 roku średnia kwota dofinansowania na jeden wniosek wyniosła 11.553,61 zł.

10. Czy preferują Państwo kontakt z beneficjentami w formie telefonicznej czy pisemnej?

Kontakt z pracodawcami odbywa się w formie pisemnej za pośrednictwem operatora pocztowego lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą epuap, pisma można również składać osobiście w siedzibie urzędu.

11. Jakie zmiany wprowadza projekt KFS na 2025 rok?

MUP w Lublinie nie jest podmiotem upoważnionym do wypowiadania się na temat zmian w projekcie ustawy w zakresie KFS. Tym bardziej, że ostateczny projekt ustawy nie został jeszcze zatwierdzony i termin wejścia w życie nowej ustawy nie jest ustalony.

12. Jakie działania promocyjne planują Państwo na 2025 rok?

MUP w Lublinie prowadzi stałe działania promocyjne w zakresie propagowania instrumentu jakim jest KFS poprzez swoją stronę internetową oraz uczestnicząc w konferencjach podmiotów zewnętrznych.

13. Czy urzędnicy PUP oferują pomoc w uzupełnianiu wniosków?

Z uwagi na to, że wnioski KFS podlegają analizie MUP w Lublinie nie świadczy usługi w zakresie indywidualnej konsultacji.

Natomiast w przypadku wątpliwości dotyczących zapisów wniosku, regulaminu, umowy (dokumentacji KFS) pracownicy Referatu Szkoleń mogą udzielić stosownych informacji.

14. Czy są branże, które mają większe szanse na dofinansowanie?

Nie istnieją typowe obszary czy branże, które uzyskują większe szanse na dofinansowanie z KFS.

15. Jakie kryteria są najważniejsze przy ocenie wniosków?

Zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS w sprawie przyznawania środków z KFS przy rozpatrywaniu wniosków uwzględnia się następujące elementy:

• 
  zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok;
  
• zgodność kompetencji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy;
  
• koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku;
  
• posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego;
  
• w przypadku kursów – posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego;
  
• plany dotyczące dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS;
  
• możliwość sfinansowania ze środków KFS działań określonych we wniosku, z uwzględnieniem limitów, o których mowa w art. 109 ust. 2k i 2m ustawy.

16. Jak powinno wyglądać uzasadnienie wniosku? Czy mogą Państwo wskazać najważniejsze elementy i przykłady dobrych praktyk?

Uzasadniając wniosek pracodawca powinien skupić się na opisaniu potrzeb w zakresie konieczności uzupełnienia luki kompetencyjnej pracowników poprzez wnioskowane formy kształcenia w oparciu o obowiązujące priorytety KFS, z uwzględnieniem celu Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Uzasadnienie wniosku powinno być konkretne, bez względu na jego obszerność.

17. Czy uzasadnienie wniosku powinno być obszerne czy zwięzłe?

jw.

Podsumowanie

Rozmowa z przedstawicielem MUP Lublin rzuca światło na proces aplikowania o środki z KFS 2025. Rzetelność, zgodność z priorytetami i dobre uzasadnienie to klucz do sukcesu. W kolejnych artykułach z cyklu „Kulisy KFS” przedstawimy inne urzędy i ich perspektywę na efektywne korzystanie z dofinansowania.