KFS 2026 to dofinansowanie kształcenia ustawicznego, realizowane przez PUP w trybie naborów. W 2026 wchodzą istotne zmiany w procedurze, priorytetach i finansowaniu.

1) Kto może składać wniosek i kto może być uczestnikiem

• Wnioskodawca (pracodawca): zgodnie z Wytycznymi, pracodawcą jest m.in. jednostka/osoba fizyczna zatrudniająca co najmniej jednego pracownika albo osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).
• Uczestnicy kształcenia: poza dotychczasowymi pracodawcami i pracownikami, dofinansowanie obejmuje także osoby prowadzące JDG oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło).

2) Wniosek – od 2026 tylko elektronicznie i jednakowy w całej Polsce

• Wnioski składa się wyłącznie elektronicznie, w obowiązkowym, jednolitym formularzu na Praca.gov.pl, dostępnym po uruchomieniu naboru przez dany urząd.
• W praktyce: nabór = uruchomienie wniosku w systemie, wysyłka online, później ewentualne uzupełnienia i decyzja.

3) Priorytety 2026 – tylko 4 ogólnopolskie

Minister ustala nie więcej niż cztery priorytety na rok – w 2026 są dokładnie 4.
Dodatkowo mogą występować priorytety wojewódzkie i powiatowe (równorzędne przy ocenie).

4) Poziom dofinansowania – ważna zmiana i nowe liczenie „etatów”

• W 2026 wysokość dofinansowania zależy od zatrudnienia przeliczonego na pełne etaty: 70% kosztów przy zatrudnieniu powyżej 10 osób (w przeliczeniu na 1 etat) oraz 90% przy zatrudnieniu poniżej 10 osób (w przeliczeniu na 1 etat).
• Liczenie etatów jest opisane w Wytycznych (sumowanie godzin pracy pracowników i przeliczenie na pełne etaty); nie wlicza się m.in. zleceniobiorców/dzieł oraz właścicieli/samozatrudnionych do stanu zatrudnienia.

5) Pula środków i rezerwa – zmiana konstrukcji finansowania

• Na KFS 2026 przeznaczono 419 591 tys. zł (4,4% przychodów FP z 2024).
• Zlikwidowano podział na „pulę Ministra” i „pulę Rady Rynku Pracy” – od 2026 jest jedna połączona pula wydatkowana od początku roku (pozostawiono osobną pulę 0,5% dla MRPiPS i 16 WUP).
• Rezerwa KFS jest tworzona m.in. z niewykorzystanych środków zgłaszanych w ciągu roku (terminy w Wytycznych).

6) Realizator szkoleń i BUR

• Co do zasady, szkolenia finansowane z KFS muszą być realizowane przez podmiot wpisany do BUR.

7) Terminy realizacji – ukłon w stronę form zaczynających się po Nowym Roku

• Wprowadzono praktyczne doprecyzowanie: możliwe jest finansowanie form, które rozpoczynają się do ostatniego dnia lutego następnego roku (np. studia podyplomowe), przy zachowaniu wymogów umowy i uzasadnieniu terminu we wniosku.

8) De minimis i kluczowe limity/bezpieczeństwo rozliczeń

• Dofinansowanie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą to pomoc de minimis.
• Wzór umowy wskazuje m.in. limit 300 tys. euro w okresie 3 lat podatkowych oraz kontrolę limitu na osobę/uczestnika (w tym limit 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika).

Co się zmieniło względem 2025

1. Priorytety: duża redukcja

• 2025: łącznie 14 priorytetów (osobno „pula Ministra” i „pula Rady”).
• 2026: tylko 4 priorytety ogólnopolskie (plus ewentualne woj./pow.).

1. Koniec dwóch pul

• 2025: funkcjonował podział na limit podstawowy i rezerwę jako osobne pule priorytetów.
• 2026: pule połączone w jedną, wydatkowaną od początku roku.

1. Wniosek: z „papier/elektronicznie (zależnie od PUP)” → obowiązkowo jednolity e-wniosek

• 2025: wskazywano możliwość formy papierowej lub elektronicznej, a dostępność e-formularza zależała od urzędu.
• 2026: tylko elektronicznie, jeden obowiązkowy wzór na cały kraj (Praca.gov.pl).

1. Kto może być uczestnikiem: poszerzenie

• 2025: wprost mowa o kształceniu ustawicznym pracodawców i pracowników.
• 2026: dochodzą JDG i umowy cywilnoprawne jako grupy, które mogą korzystać z dofinansowanych form.

1. Poziom dofinansowania i liczenie zatrudnienia

• 2025: wskazywano, że pracodawcy poniżej 10 osób powinni otrzymać 100%.
• 2026: w Wytycznych pojawia się 70% (powyżej 10) i 90% (poniżej 10) + doprecyzowane zasady liczenia etatów.

1. Priorytet „nowe technologie”: doprecyzowanie o AI i „zielone umiejętności”

• W 2026 priorytet technologiczny ma wyraźne wskazanie kompetencji cyfrowych, AI i umiejętności zielonych.

Priorytety Ministra 2026 – krótkie streszczenie

Priorytet 1: Antydyskryminacja, antymobbing, dialog i integracja w pracy

O co chodzi: szkolenia mają realnie poprawiać komunikację, kulturę pracy i umiejętność reagowania na mobbing/dyskryminację, w tym w wymiarze prawnym i organizacyjnym.
Dla kogo: praktycznie każda branża (PKD bez znaczenia).
Co działa w uzasadnieniu: opis problemu/ryzyka (rotacja, konflikty, skargi, ryzyko naruszeń), wskazanie grupy docelowej (kadra kierownicza/HR/liderzy) oraz elementu wdrożeniowego (procedury, standardy komunikacji, polityki).
Przykłady tematów: rozpoznawanie mobbingu, procedury antymobbingowe, komunikacja i feedback, zarządzanie konfliktem, integracja zespołów, zasady działania rad pracowniczych.

Priorytet 2: Zawody deficytowe (powiat/województwo)

O co chodzi: dofinansowanie szkoleń dla zawodów, na które brakuje ludzi lokalnie – w oparciu o badania (np. Barometr Zawodów).
Ważny szczegół: mogą wejść także „kompetencje miękkie” lub językowe, o ile są powiązane z wykonywaniem pracy w zawodzie deficytowym (kluczowe jest uzasadnienie).
Co dołączyć/na co się powołać: wykazanie, że to zawód deficytowy na obszarze wykonywania pracy (PUP powinien wskazać źródła danych i ścieżkę dostępu).
Przykłady tematów: kwalifikacje zawodowe dla stanowisk deficytowych + szkolenia wspierające wykonywanie tego zawodu (np. język dla kierowców międzynarodowych, autoprezentacja dla sprzedawcy/pośrednika).

Priorytet 3: Nowe procesy/technologie/narzędzia – cyfrowe, AI i zielone umiejętności

O co chodzi: szkolenia związane z wdrażaniem w firmie zmian technologicznych/procesowych – „nowe” znaczy nowe dla firmy, nie dla całego rynku.
Jak udowodnić: Wytyczne wskazują, że wnioskodawca powinien wykazać zakup/wdrożenie zmian zwykle w ciągu 1 roku przed wnioskiem albo do 3 miesięcy po złożeniu (terminy nie są „sztywne”, zależą od oceny urzędu).
Dokumenty: nie ma zamkniętej listy – liczy się „wiarygodny dokument” (np. dokumenty zakupu, decyzja zarządu o wdrożeniu, normy/ISO) + logiczne uzasadnienie powiązania szkolenia z wdrożeniem.
Przykłady tematów: obsługa nowego systemu/maszyny, automatyzacja, analityka danych, cyberbezpieczeństwo, narzędzia AI w procesach, kompetencje zielone (od technicznych po miękkie – zgodnie z definicją z Wytycznych).

Priorytet 4: Zdrowie i opieka + ekonomia społeczna (PS i spółdzielnie socjalne)

Dwie ścieżki:

1. Sektor zdrowotny i opiekuńczy – dostęp dla podmiotów z PKD w Sekcji Q (działy 86/87/88) i szkolenia bezpośrednio związane z opieką zdrowotną/społeczną (z zastrzeżeniem, że nie finansuje się tego samego, co inne środki publiczne, np. niektórych specjalizacji).
2. Przedsiębiorstwa społeczne i spółdzielnie socjalne – uprawnienia potwierdza się m.in. przez wpis/wykaz; tu dopuszczalne są wszystkie formy kształcenia, a tematyka szkolenia może być dowolna, byle uzasadnić niezbędność dla obowiązków.

Linki do dokumentów

Poniżej są dwa pliki do pobrania – pod pierwszym linkiem znajdują się wytyczne dla urzędów pracy, pod drugim – wzór wniosku w PDF (do zapoznania się):

1) Wytyczne KFS 2026 (dla urzędów pracy):

WYTYCZNE

2) Wzór wniosku elektronicznego – PDF (do zapoznania się):

WZÓR WNIOSKU