1 grudnia 2025 r. weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Porządkuje ono cały proces: zawartość wniosku, ogłaszanie naborów, elementy umowy i rozliczenie. Zmiany proceduralne obowiązują już od 1.12.2025, a od 2026 r. dochodzą istotne modyfikacje po stronie limitów, poziomu dofinansowania oraz katalogu uprawnionych. Poniżej znajduje się skondensowany, ekspercki opis najważniejszych zmian i konsekwencji w praktyce.

Kto może skorzystać z KFS w 2026 r.

Od 2026 r. o finansowanie kształcenia ustawicznego z KFS mogą wnioskować:

• pracodawcy – na rozwój pracowników oraz swój własny,
• osoby prowadzące działalność gospodarczą (JDG),
• osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (i szerzej: osoby świadczące inną pracę zarobkową).

W praktyce oznacza to realne poszerzenie grupy beneficjentów, ale przy zachowaniu tej samej ścieżki formalnej dla wszystkich: jeden standard wniosku, jednolite wymagania dotyczące uzasadnień, wyboru realizatora i dokumentów rozliczeniowych.

Ważny warunek: co do zasady wymagane jest co najmniej 6 miesięcy opłacania składek na Fundusz Pracy przed dniem złożenia wniosku (albo spełnienie przesłanek zwolnienia z tego obowiązku).

Kto nie skorzysta z KFS

KFS nie przysługuje m.in. podmiotom, które:

• mają zaległości w podatkach lub składkach,
• są w likwidacji lub pod zarządem komisarycznym,
• rażąco naruszyły umowę KFS w ostatnich 3 latach,
• mają sądowy zakaz korzystania ze środków publicznych.

Na co nie można dostać środków KFS

KFS nie finansuje kształcenia, które:

• jest finansowane z innych środków publicznych,
• pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów,
• rozpoczęło się przed podpisaniem umowy o finansowanie kształcenia z KFS.

To oznacza, że planowanie harmonogramu jest kluczowe: najpierw wniosek, decyzja, umowa – dopiero potem start usługi.

Najważniejsze zmiany od 2026 r.

Tylko elektroniczne składanie wniosków

Wniosek będzie można złożyć wyłącznie online, poprzez indywidualne konto w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności. W praktyce: bez konta i uporządkowanego obiegu dokumentów „pod e-wniosek” nie da się wejść w nabór.

Zmiana poziomu dofinansowania i limit na osobę

Od 2026 r. maksymalne dofinansowanie wynosi:

• do 70% kosztów kształcenia – dla większości podmiotów,
• do 90% kosztów – dla podmiotów niezatrudniających pracowników lub mikro (do 9 osób).

Jednocześnie limit roczny na jednego uczestnika obniża się do 200% przeciętnego wynagrodzenia.

Nowe limity roczne dla wnioskodawców (zależne od wielkości podmiotu)

Maksymalna roczna wysokość dofinansowania zależy od wielkości podmiotu:

• czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia – podmioty niezatrudniające pracowników albo mikro-podmioty (do 9 osób),
• ośmiokrotność przeciętnego wynagrodzenia – podmioty zatrudniające powyżej 9 do 49 osób,
• dwunastokrotność przeciętnego wynagrodzenia – podmioty zatrudniające powyżej 49 do 249 osób,
• czternastokrotność przeciętnego wynagrodzenia – podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób.

Warunek utrzymania zatrudnienia po szkoleniu

Osoba korzystająca z KFS musi pozostać w zatrudnieniu / prowadzić działalność / świadczyć pracę przez co najmniej 3 miesiące po zakończeniu szkolenia. W przypadku naruszenia warunku konieczny będzie zwrot środków oraz roczna karencja w dostępie do KFS. To zmiana o dużej wadze: wymusza planowanie kadrowe i kontraktowe przed złożeniem wniosku.

Zasady wyboru realizatora

Wybór usługodawcy musi być oparty o konkurencyjność, równe traktowanie i przejrzystość. Przy szkoleniach wymagany jest wpis realizatora do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Dodatkowo wymagany jest brak powiązań osobowych i kapitałowych między wnioskodawcą a realizatorem.

Kluczowe zmiany proceduralne (obowiązują od 1.12.2025)

Precyzyjna zawartość wniosku i dokumentów

Wniosek ma zdefiniowane sekcje i wymagane elementy. W praktyce trzeba przygotować m.in.:

• imienną listę uczestników (z numerem PESEL),
• opis usług (nazwa, zakres, liczba osób, terminy realizacji),
• budżet (koszt całkowity, kwota wnioskowana, wkład własny),
• uzasadnienie potrzeby kształcenia oraz uzasadnienie wyboru realizatora,
• informacje i oświadczenia wymagane przez PUP, w tym związane z ewaluacją.

Standard ogłoszeń i minimalne terminy po stronie PUP

Doprecyzowano sposób ogłaszania naborów i prowadzenia postępowań. Ogłoszenie ma być publikowane z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych, a sam nabór trwa minimum 5 dni roboczych.

Uzupełnianie braków formalnych

Jeżeli wniosek ma braki lub błędy, urząd wyznacza termin na uzupełnienie w zakresie od co najmniej 7 do maksymalnie 14 dni. Brak uzupełnienia oznacza pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, co w praktyce może oznaczać utratę szansy w danym naborze.

Umowa i rozliczenie

Umowa zawiera warunki i terminy rozliczenia oraz katalog dokumentów, które wnioskodawca musi dostarczyć. Rozliczenie opiera się m.in. o dokumenty potwierdzające realizację usługi i poniesienie wydatku: listy obecności/uczestników, potwierdzenia ukończenia, dokumenty księgowe wraz z potwierdzeniem zapłaty.

De minimis

Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wsparcie z KFS stanowi pomoc de minimis, z limitem 300 000 EUR w okresie 3 lat podatkowych (limit dotyczy całej pomocy de minimis, nie tylko KFS).

Priorytety KFS 

Uzasadnienie we wniosku powinno odnosić się do priorytetów na dany rok ustalanych na kilku poziomach: obowiązują 4 priorytety ogólnopolskie, a dodatkowo mogą być ustalone priorytety terytorialne: do 3 priorytetów wojewódzkich oraz do 1 priorytetu powiatowego. 

Konsekwencje dla wnioskodawców: co trzeba poukładać

Elektroniczne składanie oznacza, że liczy się gotowość dokumentacyjna i szybkość reakcji w naborze. W praktyce warto przygotować wcześniej:

• pełny pakiet danych o uczestnikach (w tym PESEL) i obieg zgód,
• uzasadnienia „pod priorytety” i lokalne potrzeby rynku,
• procedurę wyboru realizatora (porównania ofert, argumenty),
• plan rozliczenia z realizatorem (listy, certyfikaty, harmonogram),
• kontrolę limitów: na osobę i na podmiot oraz dostępności pomocy de minimis,
• plan utrzymania zatrudnienia/świadczenia pracy przez 3 miesiące po szkoleniu.

Konsekwencje dla instytucji szkoleniowych

Instytucje szkoleniowe muszą przygotować się na twardsze wymogi formalne:

• wpis do BUR jako warunek realizacji szkoleń finansowanych z KFS,
• programy z jasno opisanymi efektami uczenia się i sposobem ich potwierdzania,
• rzetelne uzasadnienia cenowe, szczególnie przy usługach niestandardowych.

Podsumowanie

Nowe zasady KFS ujednolicają i uszczelniają procedurę, a od 2026 r. dokładają istotne ograniczenia i obowiązki: wyłącznie elektroniczne składanie wniosków, nowe limity zależne od wielkości podmiotu, limit na uczestnika, obowiązek utrzymania zatrudnienia po szkoleniu oraz twardsze zasady wyboru realizatora. Dla dobrze przygotowanych wnioskodawców oznacza to bardziej przewidywalny proces, ale warunkiem jest wcześniejsze uporządkowanie danych, dokumentów, budżetu i harmonogramu.